Anonym oder vertraulich melden?

Sie können sich entweder Anonym oder Vertraulich melden. Wenn Sie eine anonyme Beschwerde einreichen, werden weder die IP-Adresse Ihres Computers noch andere Daten, die Sie identifizieren könnten, gespeichert . Bei anonymen Meldungen können keine Dokumente an die Meldung angehängt werden, und wir können das Formular nicht validieren, was die Klärung der Meldung erschwert. Falls die Mitteilung vertraulich erfolgt , werden Ihre Daten unter strengen Sicherheitsvorkehrungen behandelt, und wir überprüfen Ihre Identität anhand der E-Mail oder der von Ihnen angegebenen Mobiltelefonnummer. Nach der Übermittlung der Unterlagen können Sie die von Ihnen als zweckmäßig erachteten Dokumente beifügen.

Wenn Sie sich für eine anonyme Meldung entscheiden, kann Ihnen keine Mitteilung über den Status Ihrer Meldung zugesandt werden, , auch wenn es notwendig ist, weitere Informationen zu liefern. Wenn Sie sich für die Anonymität entscheiden, bitten wir Sie daher, den Status Ihrer Meldung innerhalb von 7 Arbeitstagen zu überprüfen: . Verwenden Sie dazu den Referenzcode, den Sie bei der Registrierung Ihrer Meldung erhalten haben, und nutzen Sie die Funktion "Ihren Fall überprüfen" auf dieser Website.

Welche Informationen sind zu übermitteln ?

Es ist notwendig, dass Sie möglichst viele und detaillierte Angaben machen, da wir Ihre Beschwerde sonst nicht auf aufnehmen können. Die folgenden Informationen sind erforderlich:

TITEL DER BESCHWERDE
Geben Sie einen beschreibenden Titel für Ihre Beschwerde an. Dies ist ähnlich wie die Betreffzeile einer E-Mail. Wenn Sie zum Beispiel feststellen, dass ein Geldwäschedelikt vorliegt, könnten Sie als Titel Ihrer Meldung verwenden: "CASH COLLECTIONS IN THE COMMERCIAL DEPARTMENT".

DATUM DES EREIGNISSES
Sie müssen das ungefähre Datum angeben, an dem die Ereignisse stattgefunden haben. Die Angabe ist obligatorisch. Wenn Sie das Datum nicht kennen, geben Sie bitte ein ungefähres Datum an.

KATEGORIE
Wählen Sie aus den verfügbaren Optionen diejenige aus, die Sie zur Einordnung des Sachverhalts für am besten geeignet halten. Diese Option wird in den Whistleblowing-Kanälen für Arbeitnehmer nicht angezeigt.

BEZIEHUNG ZUM UNTERNEHMEN
In diesem Abschnitt müssen Sie aus den verfügbaren Optionen die Beziehung angeben, die Sie mit dem Unternehmen haben. Diese Option wird in den Kanälen von Beschwerde für Arbeitnehmer nicht angezeigt.

BESCHREIBUNG DES SACHVERHALTS
Beschreiben Sie hier den Sachverhalt, der Gegenstand der Beschwerde ist, so detailliert wie möglich, um die Durchführung der Ermittlungsarbeiten zu erleichtern. In jedem Fall müssen die Beschwerden ein Mindestmaß an Daten enthalten, damit sie unter zugelassen werden können, wie z. B.: Einzelheiten des Verhaltens, das Datum, an dem die Ereignisse stattgefunden haben, die beteiligten Zentren und die Art der Vorschriften, die nicht eingehalten wurden. Es wird empfohlen, alle damit zusammenhängenden Informationen zu übermitteln, auch wenn sie irrelevant erscheinen. Wenn Sie die Identität der für den Sachverhalt verantwortlichen Person kennen, sollten Sie sie hier angeben. Wenn es sich um mehrere Personen handelt, können Sie den Vor- und Nachnamen der Person angeben, die Sie für den Hauptverantwortlichen halten, sowie die Angaben zu den anderen Personen, die möglicherweise beteiligt sind.

ORT DES GESCHEHENSS
Geben Sie an, in welchem(n) Zentrum(en) die Veranstaltung(en) stattgefunden hat (haben). Zum Beispiel in der Hauptverwaltung, in der Niederlassung in Barcelona, auf einer Messe usw.

ZEUGNISSE
Geben Sie die Personen an, die die Ereignisse bezeugt haben (nicht obligatorisch).

Verantwortlich

EROS SA
NIF: A07023138
Telefon: +34 971 850 005
Email: INFO@EXAGONPARK.COM

Zweck der Verarbeitung

Der Zweck ist die Entwicklung und Verwaltung der entsprechenden Kanäle für Informanten für die Verwaltung von Berichten und Mitteilungen im Zusammenhang mit Straftaten und Ordnungswidrigkeiten in Bezug auf die Staatskasse und die soziale Sicherheit sowie als Verstöße gegen das Arbeitsrecht in Bezug auf Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz, unbeschadet des Schutzes, der im Gesetz 31/1995 und anderen spezifischen Bestimmungen festgelegt ist. Die Identität des Informanten ist vertraulich und wird den Personen, auf die sich die gemeldeten Tatsachen beziehen, nicht mitgeteilt .

Rechtsgrundlage

Die Legitimationsgrundlage liegt in der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6.1.c der GDPR 679/2016), geregelt durch das Gesetz 2/2023 vom 20. Februar, das den Schutz von Personen regelt, die über Verstöße gegen Rechtsvorschriften und die Korruptionsbekämpfung informieren, und das die europäische Richtlinie 2019/1937/EU, vom 23. Oktober umsetzt. In den Fällen, in denen sie nicht obligatorisch ist, ist die Legitimationsgrundlage die Erfüllung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Befugnisse erfolgt, die dem für die Verarbeitung Verantwortlichen übertragen wurden (Art. 6.1.e der GDPR 679/2016).

Konservierungszeitraum

Die Identifizierungsdaten werden so lange aufbewahrt, wie es notwendig ist, um zu entscheiden, ob eine Untersuchung des gemeldeten Sachverhalts eingeleitet werden soll oder nicht, um die Untersuchung gegebenenfalls zu leiten und um die sich aus der Untersuchung ergebenden möglichen Verantwortlichkeiten zu bestimmen, höchstens jedoch drei Monate. Nach Ablauf dieser Frist können die Daten unter von der mit der Untersuchung beauftragten Stelle im Rahmen des entsprechenden Verfahrens weiterverarbeitet werden, sofern die Verlängerung der Aufbewahrungsfrist gerechtfertigt ist. Beschwerden, denen nicht nachgegangen wurde, können in anonymisierter Form im Kanal gespeichert werden. In keinem Fall dürfen die Daten länger als zehn Jahre aufbewahrt werden.

Kategorien von Interessenvertretern

Mitarbeiter, Kunden und Nutzer, Lieferanten, Partner oder Mitglieder, Studenten, Kontaktpersonen, gesetzliche Vertreter, Beamte. Außerdem: Anteilseigner, Personen, die dem Leitungsorgan angehören, Aufsichtspersonen und Direktoren, Auftragnehmer und im Allgemeinen die von der Beschwerde oder Mitteilung betroffenen Personen und/oder ihre gesetzlichen Vertreter.

Kategorien von personenbezogenen Daten

Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheitsdaten, Ordnungswidrigkeiten, Straftaten, politische Meinungen, E-Mail, Adresse, Handunterschrift, Bild, ip, Mobiltelefon, ID-Nummer, Vor- und Nachname, Telefon, Stimme, persönliche Merkmale, soziale, akademische und berufliche Verhältnisse, Beschäftigungs- und Geschäftsdaten, familiäre Beziehungen und andere persönliche Aspekte , die zu einem Interessenkonflikt, einem Verstoß gegen Vorschriften und/oder einem finanziellen Verlust für die Staatskasse und die Sozialversicherung führen können.

Kategorien von Empfängern von Aufträgen

Personenbezogene Daten können aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung an die zuständige öffentliche Verwaltung sowie an die unabhängige Behörde für den Schutz des Informanten übermittelt werden.

Internationale Datenübermittlung

Es findet kein internationaler Datentransfer statt.

Sicherheitsmaßnahmen

Gemäß Artikel 32 der GDPR 679/2016 haben der für die Verarbeitung Verantwortliche und gegebenenfalls die Auftragsverarbeiter eine Risikobewertung durchgeführt, um die Rechte der betroffenen Personen gewährleisten zu können. Auf der Grundlage dieser Bewertung wurden die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen ergriffen, die in dem entsprechenden Risikoanalysebericht aufgeführt sind.

Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben das Recht, auf ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen sowie die Berichtigung unrichtiger Daten oder gegebenenfalls deren Löschung zu verlangen, wenn die Daten unter anderem aus Gründen für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind. Unter bestimmten Umständen können die betroffenen Personen die Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten durch verlangen; in diesem Fall werden wir die Daten nur zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen aufbewahren. Die betroffene Person kann aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung ihrer Daten widersprechen ( ). Der für die Verarbeitung Verantwortliche wird die Verarbeitung der Daten einstellen, es sei denn, es liegen zwingende berechtigte Gründe vor oder es geht um die Geltendmachung oder Verteidigung etwaiger Ansprüche. Die betroffene Person wird außerdem darüber informiert, dass sie eine Beschwerde bei der Datenschutzaufsichtsbehörde einreichen kann. Gemäß Artikel 31.4 des Gesetzes 2/2023 wird für den Fall, dass die Person, auf die sich die in der Mitteilung erwähnten Tatsachen beziehen oder auf die sich die Bekanntgabe bezieht , von ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch macht, davon ausgegangen, dass bis zum Beweis des Gegenteils zwingende legitime Gründe vorliegen, die die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten rechtfertigen.

Einführung

Mit dem Ziel, Verhaltensweisen aufzudecken und zu verhindern, die möglicherweise gegen diese Grundsätze verstoßen, und in Übereinstimmung mit der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden ( ), stellt diese Organisation allen Personen, die eine Beziehung zu der Einrichtung haben, einen Whistleblowing-Kanal zur Verfügung, über den die Einrichtung auf Unregelmäßigkeiten aufmerksam gemacht werden kann.

Mittel der Berichterstattung

Dieser elektronische Whistleblowing-Kanal ist der einzige Kanal, der die Anonymität des Hinweisgebers und die Vertraulichkeit des Hinweisgebers garantiert. Die Beschwerden werden auf der Plattform mit einem digitalen Fingerabdruck registriert, mit dem überprüft werden kann, dass der Inhalt der Beschwerde nicht verändert wurde, wodurch die Integrität derselben gewährleistet wird und es nicht möglich ist, sie durch die verantwortliche Person oder ihrer Manager zu löschen. Mit dem einmaligen Code, der für die Beschwerde generiert wurde, können Sie jederzeit auf die Website zugreifen, um den Stand der Bearbeitung Ihrer Beschwerde zu überprüfen.

Nicht zulässige Verwendungen

Der Whistleblowing-Kanal darf nicht als Vorschlagskasten für Vorschläge genutzt werden, die nichts mit der Verbesserung der Einhaltung von Vorschriften zu tun haben, und wird zu diesem Zweck nicht toleriert. Ebenso darf der Whistleblowing-Kanal nicht für Beschwerden genutzt werden, die nichts mit der Einhaltung der Vorschriften zu tun haben .. Als Beispiel seien folgende mögliche Sachverhalte genannt, die nicht über diesen Kanal gemeldet werden sollten: Beschwerden oder Ansprüche im Zusammenhang mit den für jeden Arbeitnehmer oder jede Arbeitnehmergruppe geltenden Arbeits- oder Vertragsbedingungen , es sei denn, sie können die Begehung unethischen oder illegalen Verhaltens implizieren (z. B. Beschäftigung von Personen ohne Arbeitsvertrag): Beschäftigung von Personen ohne Arbeitsvertrag), vom Versicherten formulierte Beschwerden oder Ansprüche in Bezug auf den Versicherungsvertrag, die beim Kundendienst der Gesellschaft eingereicht werden müssen, bloße Gerüchte, Hörensagen, Kommentare oder Werturteile, die in keiner Weise mit unethischem oder rechtswidrigem Verhalten zusammenhängen (Beispiel: persönliche Meinungen von Arbeitnehmern, Kunden, Lieferanten usw. ).

Vertraulichkeit

Auf personenbezogene Daten, die über den Beschwerdekanal übermittelt werden, haben nur der Channel Manager, der/die Whistleblowing Channel Manager, der Compliance Officer und der Datenschutzbeauftragte Zugriff. Diejenigen, die Zugang zu den personenbezogenen Daten haben, müssen jederzeit die Vertraulichkeit der eingegangenen Meldungen , die Einhaltung der geltenden Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten, die Wahrung der Grundrechte der betroffenen Personen und die Einhaltung der geltenden arbeitsrechtlichen Vorschriften gewährleisten. Anonyme Meldungen werden entgegengenommen, unbeschadet der Notwendigkeit, mit dem Hinweisgeber eine Kontaktmöglichkeit zu vereinbaren, um die Vorschriften zum Schutz von Hinweisgebern einzuhalten. Wir empfehlen jedoch, Meldungen nicht anonym abzugeben, da die Anonymität es dem Manager oder der für den Whistleblowing-Kanal zuständigen Person erschwert, bei Bedarf zusätzliche Informationen von zu erhalten. In jedem Fall sind die über den Whistleblowing-Kanal mitgeteilten personenbezogenen Daten vertraulich. Vertraulichkeit bedeutet, dass zunächst nur die oben genannten Personen die Identität des Beschwerdeführers und des Beschwerdegegners sowie die in den Beschwerden gemachten Angaben kennen können, es sei denn, der Beschwerdeführer hat ausdrücklich zugestimmt oder es ist notwendig, diese Informationen an bestimmte Personen weiterzugeben, um disziplinarische Maßnahmen zu ergreifen oder wenn es sich um eine notwendige und verhältnismäßige Verpflichtung handelt, die durch das Recht der Europäischen Union oder nationales Recht im Rahmen einer Untersuchung durch nationale Behörden oder im Rahmen eines Gerichtsverfahrens auferlegt wird. Eine gemeldete Person darf niemals Zugang zu den personenbezogenen Daten der meldenden Person erhalten, es sei denn, die meldende Person hat ihre Zustimmung erteilt oder es ist aus Gründen der Durchführung eines Gerichtsverfahrens erforderlich, um das Recht der gemeldeten Person auf Verteidigung zu wahren.

Schutz von Whistleblowern

Das Unternehmen gewährt allen Personen, die in gutem Glauben und im Einklang mit dem geltenden Recht eine Meldung machen, einen angemessenen Schutz, und stets im Einklang mit Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden. Insbesondere (a) darf keine Person, die in gutem Glauben eine Meldung macht, entlassen werden, eine Disziplinarmaßnahme ergreifen oder eine andere Beeinträchtigung ihres Beschäftigungsverhältnisses oder ihrer Beförderung als Folge einer solchen Meldung erleiden, (b) stellt eine Meldung in gutem Glauben weder einen Verstoß gegen den Grundsatz von Treu und Glauben im Arbeitsverhältnis noch eine Offenlegung eines Geschäftsgeheimnisses dar, (c) Wurden gegen den Hinweisgeber als Vergeltung für seine gutgläubige Meldung nachteilige arbeitsrechtliche Maßnahmen ergriffen, so macht die Organisation diese nachteiligen arbeitsrechtlichen Maßnahmen unverzüglich rückgängig und stellt die Rechte des Hinweisgebers wieder her und bestraft gegebenenfalls diejenigen, die die Vergeltungsmaßnahmen ergriffen oder unterstützt haben, d) untersucht die Organisation zu disziplinarischen Zwecken jede Form von formellen oder informellen Drohungen, Diskriminierungen, Belästigungen oder anderen nachteiligen Maßnahmen, die gegen den Hinweisgeber oder ihm nahestehende Personen ergriffen wurden. Wenn diese Tatsachen eine Straftat darstellen könnten, kann die Organisation die zuständigen Behörden darauf aufmerksam machen.

Betrügerische Nutzung des Beschwerdekanals

Der Whistleblowing-Kanal sollte auf verantwortungsvolle Weise genutzt werden. Die Meldung falscher Tatsachen oder von Tatsachen, die nicht mit den Grundsätzen der Nutzung dieses Kanals übereinstimmen, könnte einen Verstoß gegen den guten Glauben darstellen, der die Arbeitsbeziehungen bestimmen sollte, und könnte zu disziplinarischen Sanktionen und anderen rechtlichen Konsequenzen führen. Das Unternehmen duldet NICHT die wahllose Nutzung des Hinweisgeberkanals für andere Zwecke als die in dieser Richtlinie oder in der Richtlinie (EU) 2019/1937 und den geltenden Verordnungen festgelegten, und wird unverzüglich gegen diejenigen Hinweisgeber vorgehen, die in böser Absicht gegen die in dieser Richtlinie enthaltenen Bestimmungen verstoßen.

Bearbeitung der Beschwerde

(1) EMPFANG und EMPFANGSBESTÄTIGUNG:
Der elektronische Beschwerdekanal (CDE) bestätigt automatisch den Empfang Ihrer Beschwerde, indem er einen einmaligen, persönlichen und nicht übertragbaren Code generiert, den der (anonyme oder vertrauliche) Beschwerdeführer unter verwenden kann, um später den Status seiner Beschwerde über dieselbe Website im Bereich "Ihren Fall einsehen" abzurufen.

(2) ANNAHME UND ZULASSUNG DER BESCHWERDE:
Innerhalb von sieben Tagen nach Bestätigung des Eingangs der Beschwerde erstellt der Manager einen vorläufigen Bericht, in dem er die Beschwerde beschreibt und einen ersten Vorschlag für Maßnahmen unterbreitet, der an den Leiter des Beschwerdekanals übermittelt wird. Dieser Bericht enthält eine Bewertung darüber, ob die Beschwerde unter die meldepflichtigen Tatsachen fällt ("Beschwerde ZUGELASSEN") oder ob es sich im Gegenteil um Tatsachen handelt, die nicht dem Zweck und dem Anwendungsbereich des Beschwerdekanals entsprechen, z. B. Beschwerden über Arbeitsbedingungen, die nichts mit zu tun haben, Nichteinhaltung interner oder gesetzlicher Vorschriften, bloße Gerüchte, die nicht überprüft wurden, vereinzelte Beschwerden über einen Lieferanten usw. ("Beschwerde ABGELEHNT"). Um zu entscheiden, ob die Beschwerde zulässig ist, kann der Beschwerdeführer um zusätzliche Informationen gebeten werden (nur wenn es sich NICHT um eine anonyme Beschwerde handelt).
Sobald entschieden wird, dass die Beschwerde ABGELEHNT wird, wird dies dem Beschwerdeführer mitgeteilt (nur wenn es sich NICHT um eine anonyme Beschwerde handelt) und die Einzelheiten der Beschwerde , die nicht aus personenbezogenen Daten bestehen, werden in ein Beschwerderegister übertragen (anonymisierte Aufzeichnung der Beschwerde). Sobald diese Übertragung erfolgt ist, weist der Leiter des Beschwerdekanals den Manager an, die Beschwerde in der Mailbox des Beschwerdekanals zu archivieren und zu schließen.

(3) UNTERSUCHUNG: Der Leiter des Beschwerdekanals entscheidet unter Berücksichtigung des vorläufigen Berichts über die Schritte der Untersuchung, die innerhalb von höchstens drei Monaten abgeschlossen sein muss. Die beschuldigte Person wird innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens jedoch innerhalb eines Monats nach der Zulassung der Beschwerde, unter informiert. Es sei denn, die Unterrichtung innerhalb dieser Frist könnte die Verwirklichung der Ziele der Untersuchung unmöglich machen oder ernsthaft behindern.

Sowohl die im Rahmen der Untersuchung unternommenen Schritte als auch die Sanktionsentscheidung werden schriftlich festgehalten, wobei der Sachverhalt zu begründen ist und die Gründe für die Entscheidung unter zu finden sind. Ebenso erstattet der Leiter des Beschwerdekanals dem Regulatory Compliance Officer ordnungsgemäß Bericht und übermittelt alle relevanten Informationen über die eingegangenen Beschwerden und deren Bearbeitung.

Das Organ unterrichtet den Beschwerdeführer über die eingereichte Beschwerde und die geplanten oder getroffenen Maßnahmen zur Weiterbehandlung der Beschwerde. Diese Antwort sollte innerhalb einer angemessenen Frist erfolgen, die drei Monate ab der Bestätigung des Eingangs der Beschwerde nicht überschreiten sollte. Die Frist kann auf sechs Monate verlängert werden, wenn dies aufgrund der besonderen Umstände des Falles, insbesondere der Art und Komplexität des Falles, erforderlich ist.

Die Verhängung von Sanktionen sowie etwaige ergänzende Verwaltungsmaßnahmen müssen in jedem Fall mit den Bestimmungen der geltenden Rechtsvorschriften bzw. des geltenden Tarifvertrags in Einklang stehen. Gegen eine Person dürfen keine Sanktionen verhängt werden, ohne dass sie zuvor angehört wurde und die Möglichkeit hatte, alle ihr geeignet erscheinenden Beweise und Behauptungen vorzubringen .

Die Verhängung von Sanktionen sowie etwaige ergänzende Managementmaßnahmen richten sich in jedem Fall nach den Bestimmungen der geltenden Rechtsvorschriften bzw. des geltenden Tarifvertrags. Gegen eine Person dürfen keine Sanktionen verhängt werden, ohne dass sie zuvor angehört wurde und die Möglichkeit hatte, die von ihr als angemessen erachteten Beweise und Anschuldigungen vorzulegen . Der Leiter des Whistleblowing-Kanals und der Leiter der Abteilung Regulatory Compliance erstatten dem Verwaltungsrat am Jahresende Bericht über die Anzahl der eingegangenen Beschwerden, die damit zusammenhängenden Fragen und andere Aspekte, die zur Ermittlung bestehender Compliance-Probleme beitragen können. Falls die Schwere der Beschwerde dies nahelegt, wird der Verwaltungsrat ordnungsgemäß über die gemeldeten Tatsachen informiert, damit er die erforderlichen Maßnahmen ergreifen kann, um die Unregelmäßigkeiten zu beseitigen, wobei die Vertraulichkeit der erhaltenen Informationen gewahrt bleibt.

Versión 1.2 - November de 2025